Ačkoliv zálohová faktura nepatří mezi zákonem upravované dokumenty a její použití není povinné, může vám ušetřit spoustu starostí s platbou od zákazníka – obzvláště pokud jste plátci DPH.
Ačkoliv zálohová faktura nepatří mezi zákonem upravované dokumenty a její použití není povinné, může vám ušetřit spoustu starostí s platbou od zákazníka – obzvláště pokud jste plátci DPH.
K čemu slouží zálohové faktury a kdy se používají?
Zálohová faktura (případně se lze setkat i s označením zálohový list) je speciální doklad, který obchodníci používají jako výzvu k platbě předem, tj. před dodáním zboží nebo služeb. Nejčastěji se s ní setkáte u rozsáhlejších zakázek, zakázkové výrobě či u některých služeb (typicky například ubytování). Podnikatel následně zboží odesílá až ve chvíli, kdy obdržel dohodnutou platbu. Zálohová faktura není účetní ani daňový doklad, a v případě neuhrazení platby předem ji proto můžete jednoduše stornovat.
Jak zaúčtovat zálohovou fakturu pro plátce DPH
Již jsme uvedli, že zálohová faktura DPH nepodléhá, a tudíž je třeba ji pouze náležitě zaevidovat; to platí i když jste sami odběrateli zboží nebo služeb. Do účetnictví tento druh faktury vstupuje až okamžikem jejího uhrazení. Po něm máte ze zákona 15 dní na vystavení daňového dokladu, ve kterém již musíte uvést daň z přidané hodnoty i datum uskutečnění daňového plnění.
Pokud zákazník zaplatí plnou částku zálohy, po dodání zboží či služeb musíte vystavit řádnou fakturu s nulovým zůstatkem. Konečnou (vyúčtovací) fakturu pak použijete v případě, že zákazník zaplatil pouze část z celkové sumy. V ní mimo jiné uvedete jednotlivé položky, jejich nacenění, odpočet zálohy a zbývající částku k úhradě.
Zálohové faktury jsou součástí téměř každého informačního účetního systému jako např. ERP systému MoneyERP.
